Política de privacidad
1. Identificación
Razón Social: RABBITS & DRAGONS SAS
NIT: 901531020-4
Domicilio: Bogotá D.C – Colombia
Dirección: Carrera 19 # 82-85 Of. 604
Teléfono: 316-0249686
Correo electrónico: contacto@rabbitsanddragons.com
2. Marco legal
Artículo 15 Constitución Política, Ley 1581 de 2012 y Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
3. Generalidades
RABBITS & DRAGONS S.A.S está comprometida con la protección de la información privada y confidencial obtenida durante el curso normal de sus operaciones comerciales en cumplimiento de su objeto social.
Nuestras políticas y procedimientos se basan en un marco legal que tiene como objetivo proteger la información confiada a nosotros y nuestro objetivo es recopilar solo información suministrada voluntariamente por nuestros clientes.
Esta información puede ser obtenida a través de relaciones comerciales, acceso a nuestro sitio web y remisión de correos electrónicos solicitando información.
Al suministrar cualquier información personal a nuestra empresa, el titular de los datos personales acepta que dicha información se utilizará de acuerdo con nuestra política de tratamiento de datos personales.
Este documento establece nuestra política de tratamiento de datos personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y describe los mecanismos utilizados para garantizar un manejo adecuado de los datos personales recolectados en nuestras bases de datos, con el fin de permitir que los titulares ejerzan su derecho de hábeas data.
4. Definiciones
a) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable del tratamiento de datos personales, dirigida al Titular de dichos datos, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de datos que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
b) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.
c) Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
e) Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Dato Sensible: Corresponde a aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. Objetivo
El propósito de esta política es informar a los Titulares de los datos personales sobre sus derechos, los procedimientos y mecanismos utilizados por RABBITS & DRAGONS S.A.S para hacer efectivos esos derechos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del tratamiento de los datos personales en caso de que el titular otorgue su autorización expresa, previa, informada y facultativa.
6. Alcance
Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de RABBITS & DRAGONS S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
7. Obligaciones
Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para RABBITS & DRAGONS S.A.S.
8. Responsable del tratamiento
RABBITS & DRAGONS S.A.S, identificada en el punto 1. de este contenido.
Eventualmente, RABBITS & DRAGONS S.A.S podrá contratar a terceros para el tratamiento de los datos personales, quienes estarán obligados en calidad de encargados a proteger los datos personales de acuerdo con el ordenamiento jurídico colombiano y la política de protección de datos personales de RABBITS & DRAGONS S.A.S.
9. Manifestación de la autorización
La autorización deberá de ser otorgada por el Titular, por un apoderado o representante de este debidamente acreditado, o por sus causahabientes, debidamente acreditados.
10. Medida para otorgar la autorización
RABBITS & DRAGONS S.A.S obtendrá la autorización necesaria a través de diversos medios que pueden ser físicos, electrónicos, mensajes de datos, internet, sitio web, medios que permitan la obtención de una autorización inequívoca y plena realizada por el titular. La autorización siempre será solicitada de manera previa al tratamiento.
11. Excepción
RABBITS & DRAGONS S.A.S requiere del consentimiento previo y expreso del Titular de los datos personales para el tratamiento de estos, exceptuando los casos expresamente autorizados por la ley:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
12. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de datos personales
Aquellas personas obligadas a cumplir con esta política deben tener en cuenta que las empresas tienen la responsabilidad de cumplir con los deberes que la ley les impone. Por lo tanto, se deben cumplir ciertas obligaciones, dependiendo del rol que se desempeñe:
a) Si se actúa como responsable, se deben cumplir deberes como: solicitar y conservar una copia de la autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, informar claramente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos, informar al Titular sobre el uso de sus datos, atender consultas y reclamos, procurar cumplir los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad de los datos, conservar la información de manera segura, actualizar y rectificar los datos personales cuando sea necesario.
b) También se deben cumplir los deberes impuestos por la Superintendencia de Industria y Comercio, como informar sobre violaciones a los códigos de seguridad y riesgos en la administración de información, y cumplir con las instrucciones y requerimientos por esa entidad.
13. Tratamiento y finalidad
Los datos serán recolectados y tratados en específico para los siguientes fines:
a) Desarrollar el objeto social de la empresa.
b) Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios.
c) Mantener contacto permanente con los clientes.
d) Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus clientes.
e) Consultar, solicitar, suministrar, reportar, y divulgar toda la información que se refiere al comportamiento crediticio, financiero y comercial de clientes en las centrales de riesgo: CIFIN (ASOCIACION BANCARIA) y DATACREDITO (COMPUTEC) y a entidades financieras de Colombia, que presten el mismo servicio o a quien represente sus derechos.
f) Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
g) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo de nuestros productos.
h) Enviar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
i) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
j) Cumplir con los procesos internos en materia de administración de clientes.
k) Ejecutar el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y Bases de Datos.
l) Realizar procesos con fines de desarrollo, operación y/o de administración de sistemas propios o de terceros.
m) Establecer canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.
n) Las demás finalidades que determine RABBITS & DRAGONS S.A.S como responsable en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
14. Tratamiento de datos sensibles
Los datos sensibles recolectados serán tratados con las siguientes finalidades:
a) Brindar asesoría personalizada a los clientes en relación con su piel y los productos que pueden utilizar para mejorar su apariencia y salud.
b) Realizar estudios de mercado para identificar las necesidades de los clientes y ajustar la oferta de productos y servicios a sus preferencias.
c) Realizar campañas publicitarias y promocionales que permitan atraer nuevos clientes y fidelizar a los ya existentes.
d) Realizar análisis de datos y segmentación de clientes para ofrecer productos y servicios personalizados según sus preferencias y necesidades específicas.
e) Realizar actividades de branding y posicionamiento de la marca, con el objetivo de generar una imagen sólida y positiva en el mercado.
f) Realizar actividades de comunicación y relaciones públicas para mantener una comunicación efectiva con los clientes y fortalecer la reputación de la empresa.
g) Desarrollar estrategias de fidelización de clientes, que incluyan programas de lealtad, descuentos y beneficios exclusivos para clientes frecuentes.
h) Las demás finalidades que determine RABBITS & DRAGONS S.A.S como responsable en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos sensibles.
15. Derechos de los titulares
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales recolectados por RABBITS & DRAGONS S.A.S, el cual se puede ejercer entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a RABBITS & DRAGONS S.A.S.
c) Ser informado por RABBITS & DRAGONS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a los datos del titular.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar en cualquier tiempo la autorización y/o supresión del dato teniendo en cuenta los límites legales para ello.
f) Acceder en forma gratuita a los datos del Titular contenidos en la base de datos de RABBITS & DRAGONS S.A.S.
16. Área encargada de tramitar las dudas, peticiones, quejas y reclamos
RABBITS & DRAGONS S.A.S ha designado a la Dirección Administrativa como responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la ley o estas políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de datos personales; solicitudes de conocer los datos personales; solicitudes de supresión de datos personales; solicitudes de información sobre el uso dado a sus datos personales; solicitudes de actualización de los datos personales, y solicitudes de prueba de la autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los datos personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la ley.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento. Si el reclamo estuviese incompleto, el Titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas.
Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que la persona que reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los datos de contacto de la dirección administrativa son: Dirección física: Carrera 19 # 82-85 Of. 604 Bogotá.
Correo electrónico: direccionadministrativa@rabbitsanddragons.com
17. Procedimiento para el ejercicio del habeas data
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, RABBITS & DRAGONS S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos; para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos, datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)
b) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
c) Motivos o hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
d) firma y número de identificación.
El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, RABBITS & DRAGONS S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular podrá exponer su caso en la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales
18. Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales
RABBITS & DRAGONS S.A.S se reserva el derecho de modificar las presentes políticas según lo requiera para su funcionamiento y cumplimiento normativo. No obstante, lo anterior, en caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas de Tratamiento de Datos Personales se dará a conocer su última versión a través de medios físicos o electrónicos.
19. Vigencia
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y se utilice la información para las finalidades descritas en estas políticas. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.
Las presentes Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, rigen a partir del día cinco (05) de junio de dos mil veinticuatro (2024).